Ihre Daten sind uns wichtig! Auf Grundlage der Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) kommen wir gerne unserer Pflicht nach, Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung der Videosprechstunde zu informieren.

Für den Fall, dass Sie weitergehende Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, steht Ihnen ergänzend auch unser Datenschutzbeauftragter jederzeit sehr gerne zur Verfügung.

1. Wichtige Begriffe

In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung finden Sie Informationen zum Geltungsbereich, zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, dessen Datenschutzbeauftragtem und zur Datensicherheit. Außerdem erklären wir vorab die Bedeutung wichtiger Begriffe, die in der Datenschutzerklärung verwendet werden.

Browser: Computerprogramm zur Darstellung von Webseiten

Cookies: Textdateien, die der aufgerufene Webserver mittels des verwendeten Browsers auf dem Computer des Nutzers platziert. Die gespeicherten Cookie-Informationen können sowohl eine Kennung (Cookie-ID) enthalten, die zur Wiedererkennung dient, als auch inhaltliche Angaben wie Anmeldestatus oder Informationen über besuchte Webseiten. Der Browser sendet die Cookie-Informationen bei späteren, neuen Besuchen dieser Seite mit jeder Anforderung wieder an den Webserver. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Cookies mithilfe der Browserfunktionen (zumeist unter „Optionen“ oder „Einstellungen“) verwalten. Dadurch kann das Speichern von Cookies deaktiviert, von Ihrer Zustimmung im Einzelfall abhängig gemacht oder anderweitig eingeschränkt werden. Sie können Cookies auch jederzeit löschen.

Drittländer: Drittländer sind Länder, welche außerhalb der Europäischen Union („EU“) beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) liegen.

DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), abrufbar hier.

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Zugriffsdaten:

Services: Unsere Angebote, für die diese Datenschutzerklärung gilt (siehe Geltungsbereich).

Tracking: Die Sammlung von Daten und deren Auswertung bzgl. des Verhaltens von Besuchern auf unseren Services.

Tracking-Technologien: Tracking kann sowohl über die auf unseren Webservern gespeicherten Aktivitätsprotokolle (Logfiles) erfolgen als auch mittels Datenerhebung von Ihrem Endgerät über Pixel, Cookies und ähnliche Tracking-Technologien.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für die nachfolgenden Services:

myPIMA Portal (Als Basis der nachfolgenden Dienste)
Videosprechstunde
Untersuchungstermine
Betriebsarzthotline
Webinare

3. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der

Serviceerbringung ist:

PIMA Health & Safety GmbH
Anna-Birle-Str.1
55252 Mainz-Kastel

4. Datenschutzbeauftragter

Die PIMA Health & Safety GmbH hat gem. den gesetzlichen Vorgaben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen den Fachbereich Datenschutz unter:

PIMA Service & Solutions GmbH
Anna-Birle-Str. 1
55252 Mainz-Kastel
eMail datenschutz@pima.de
Telefon +49 6134 5006 160

5. Datenverarbeitung

a. Freiwilligkeit - Keine Verpflichtung zur Bereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten in unserem Portal ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wir informieren Sie im Rahmen des Eingabeprozesses, wenn die Bereitstellung personenbezogener Daten für den jeweiligen Service erforderlich ist (z.B. durch die Bezeichnung als „Pflichtfeld“). In diesen Fällen kann der gewünschte Service nicht ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erbracht werden. In allen anderen Fällen kann die Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten Auswirkungen auf Form und Qualität der Services haben.

b. Einwilligung

In verschiedenen Fällen haben Sie die Möglichkeit, uns im Zusammenhang mit den nachstehend dargestellten Verarbeitungen Ihre Einwilligung zu erteilen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung gesondert über alle Modalitäten, über die Reichweite der Einwilligung sowie über die Zwecke, die wir mit diesen Verarbeitungen verfolgen.

c. Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer

PIMA übermittelt keine personenbezogenen Daten an Drittländer außerhalb der EU.

d. Verarbeitungsstandort

Verarbeitungsstandort ist die EU.

e. Housing/Hosting bei externen Dienstleistern

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir auch „Hostingdienstleister“ ein, die uns Speicherplatz und Verarbeitungskapazitäten in deren Rechenzentren zur Verfügung stellen. Die zum Einsatz kommenden „Hostingdienstleister“ verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Basis individuell vereinbarter Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DSGVO, wobei insbesondere sichergestellt ist, dass die Datenverarbeitung ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen erfolgt.

f. Übermittlung an staatliche Behörden

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an staatliche Behörden (einschließlich Strafverfolgungsbehörden), wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO). Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in diesem Fall auf Basis unserer überwiegenden berechtigten Interessen an der Rechtsdurchsetzung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

g. Speicherdauer

In der Rubrik „Speicherdauer“ ist jeweils angegeben, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten für den jeweiligen Zweck beziehungsweise die jeweilige Funktionalität verarbeiten. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, soweit wir nicht auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen zur weitergehenden Aufbewahrung verpflichtet sind.

I. Verarbeitung personenbezogener Daten myPIMA Portal

Bei jedem Zugriff des PIMA-Portals und deren Unterseiten werden ohne Ihr Zutun durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch technisch notwendige Zugriffsdaten übermittelt und in Protokolldateien (Webserver-Logfiles) bis zur automatisierten Löschung gespeichert. Dies können u. a. sein

Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
das Betriebssystem des Nutzers
den Internet-Service Provider des Nutzers
gekürzte IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Website gelangt
Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Webseite aufgerufen werden
Online-Kennungen (z. B. Gerätekennungen, Session-IDs)

Die in den Webserver-Logfiles gespeicherten Informationen lassen keinen unmittelbaren Rückschluss auf Ihre Person zu – insbesondere speichern wir die IP-Adressen lediglich in gekürzter, anonymisierter Form. Die Webserver-Logfiles rotieren täglich, d. h. es wird jeweils eine neue Log-Datei erzeugt und die bisherige in komprimierter Form gespeichert und diese wird nach 14 Tagen gelöscht.

a) Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten.

Holen wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligung ein, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Zur Erfüllung eines Vertrags gilt . 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, denen unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage.

b) Löschung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, die über das PIMA-Portal verarbeitet werden, nur so lange, wie diese zur Erfüllung des Zweckes (Dienstleistungsbereitstellung -nutzung) erforderlich ist. Zudem werden personenbezogenen Daten, die über unseren Internetauftritt verarbeitet werden, gespeichert, sofern eine gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Aufbewahrungsfrist dies erforderlich macht.

c) Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit um, welche Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff schützen. Diese Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Weiterentwicklung stetig verbessert. Personenbezogene Daten, die Sie über das PIMA-Portal und das Internet übermitteln, werden verschlüsselt übertragen, wir verwenden hierzu die SSL-Technologie.

d) Besuch des myPIMA-Portals

Die Datenverarbeitung dieser technisch notwendigen Zugriffsdaten dient zur Auslieferung der Inhalte unseres PIMA-Portals zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer informationstechnischen Systeme und der Optimierung.

III. Webinare

Live-Webinare der PIMA werden über die Plattform edudip® realisiert. Dabei werden folgende Daten der Teilnehmenden erhoben/Verarbeitet:

Pflichtfelder (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse)
Nutzerinformationen (Webinardaten, einschließlich Anzeigename, Chatverlauf, Webinarbetretungszeitpukt(e) und Dauer der Teilnahme)
Technische Daten (IP-Adressen)
Aufzeichnungen von Webinaren

Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt (AES 256Bit/TLS 1.2 Protokoll) an edudip® übermittelt. Die edudip® Server befinden sich ausnahmslos in Deutschland, Frankreich und Polen und sind alle ISO 27001 zertifiziert. Die Teilnehmerdaten werden für eine Dauer von 3 Monaten gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Zu Wahrung der Privatsphäre und dem Datenschutz sind die einzelnen Teilnehmenden für andere Teilnehmenden nicht ersichtlich. Auch Chatnachrichten werden nur den Moderatoren und nicht den Teilnehmenden angezeigt. Zudem werden Teilnehmende bei Fragen nicht namentlich angesprochen. Webinare werden aufgezeichnet und anschließend in der Mediathek des PIMA-Portals zur Verfügung gestellt.
Datenschutzerklärung edudip

IV. Mediatheken

Webinar-Aufzeichnungen: Die Bereitstellung der Webinar-Aufzeichnungen erfolgt durch die Plattform Mux®. Mux® ist eine Videoplattform, zur Bereitstellung von Video-Streaming. Dabei werden die IP-Adresse (gekürzt), Geolokalisierungsdaten, Autonomous Systems Number, die Zuschauer-ID, Geräteinformationen und Details zu angesehenen Videoinhalten für eine Zeit von 100 Tagen gespeichert und anschließen automatisch gelöscht. Dabei werden die Zuschauerdaten nicht für Werbung verwenden oder benutzeridentifizierbare Daten verkaufen. Die Server von Mux® befinden sich in Deutschland.
Bereitstellung und Archiv der Gesundheitsradare: Die Bereitstellung der Gesundheitsradare erfolgt über Flowpaper®.

V. Videosprechstunde
a. Zweckbestimmung der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen samt Benennung der berechtigten Interessen, Speicherdauer

Datenkategorie		Zweckbestimmung	Rechtsgrundlage	Ggf. berechtigtes Interesse		Speicherdauer
Gesundheitsdaten		Durchführung der arbeitsmedizinischen Beratung, Vorsorgen und Maßnahmen sowie der psychologischen Beratung und Beurteilung.	DSGVO Art. 9 Abs. 2 lit. h BDSG § 22 Abs 1 lit. b. Siehe auch unsere Datenschutzerklärung zur Arbeitsmedizin	-/-		10 Jahre bis 40 Jahre.
Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse	Erbringung unserer Services für Beschäftigte, Identifizierung, Kontrolle der Berechtigung zum Abruf des Angebots, vorgeschriebene Dokumentation durch Behandler/Berater		Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO BDSG § 22 Abs 1 lit. b.	-/-	Die Videosprechstunde wird nicht aufgezeichnet oder gespeichert. Die Gesundheitsdaten unterliegen den gesetzlichen Auflagen der Dokumentationspflicht und Aufbewahrungsfristen
Zugriffsdaten, Anmeldedaten (temporäre Logdateien)	Erbringung unserer Services, vorgeschriebene Dokumentation durch Behandler/Berater, Vertragserfüllung, Darstellung der Inhalte des Service, Entdeckung von Angriffen auf unsere Seite anhand ungewöhnlicher Aktivitäten, Fehlerdiagnose		Art.9 Abs.2 lit.a DSGVO, Art. 6 Abs.1 S.1 lit.f Alt. 2 DSGVO, BDSG § 22 Abs 1 lit. b.	Durch die Verarbeitung der benannten Datenkategorien wird die ordnungsgemäße Funktionalität sowie insbesondere die Sicherheit unserer Services gewährleistet. Darüber hinaus dient die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang der Missbrauchsverhinderung der Verhütung von Schadfällen sowie der Optimierung unserer Services in Ihrem Interesse. Darin liegt zugleich auch unser überwiegendes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten begründet.	7 Tage
Termindaten	Erbringung unserer Services, Dokumentation im Rahmen des Vertragsverhältnisses, vorgeschriebene Dokumentation durch Behandler, Vertragserfüllung		Art. 6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO	-/-	Die Termindaten werden für einen Zeitraum von 6 Monaten gespeichert und anschließen automatisch gelöscht.

b. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger

Datenkategorie

PIMA Abt. IT-Sicherheit

Zugriffsdaten

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Durch Heranziehen der internen IT-Sicherheits-Abteilung den Einsatz externer IT-Dienstleister können wir Integrität und Vertraulichkeit unserer Services gewährleisten, insbesondere indem Sicherheitslücken identifiziert, Schwachstellen geschlossen und Angriffe abgewehrt werden. Darin liegt zugleich unser überwiegendes berechtigtes Interesse begründet.

Abrechnungsstelle

Abrechnungsdaten ohne med. Daten wie (Anamnese, Diagnose oder Maßnahmen)

Die Verarbeitung von Daten durch die PIMA zum Zwecken des Angebots.

Dies beinhaltet auch die Erhebung aller für die Abrechnung gegenüber Ihrem Arbeitgeber oder Selbstzahlern relevanten Daten. Darüber hinaus ist es allerdings erforderlich, zur Verwaltung und Abrechnung über die Leistungen auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 h) i.V.m Art. 9 Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 22

Abs. 1 b) BDSG bzw. Ihrer Einwilligung, sowie ggfs. der Einziehung dieser Forderungen, Daten an

die PIMA Service & Solutions GmbH zur Verarbeitung weiterzugeben.

VI. Analyse- und Systemtools

Die im Folgenden aufgeführten und von uns eingesetzten Tracking-Maßnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durchgeführt. Mit den zum Einsatz kommenden Tracking-Maßnahmen wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Webseite sicherstellen. Zum anderen setzen wir die Tracking-Maßnahmen ein, um die Nutzung unserer Webseite statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten.

a) Constent Manager | Strapi

Strapi ist ein Einwilligungsverwaltungsdienst der Firma Usercentrics GmbH das auf unserem Server installiert ist und keine Daten an unbefugte Dritte übermittelt. Zweck des Tools ist das Einwilligungsmanagements zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen wie der Einwilligung in Cookies und der Einwilligung in die Datenspeicherung. Die gespeicherten HTTP-Cookies werden nach 180 Tagen gelöscht.

b) Cookie-Technologie

Als sichere Google-Analytics-Alternative kommt auf dem PIMA-Portal matamo® zum Einsatz. Auf Grundlage berechtigter Interessen der PIMA (Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO) werden Daten zu Marketing-, Marktforschungs- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert.

Matomo ist ein Open-Source-Softwaretool zur Webanalyse. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern von Webportal. Ein Web-Analyse-Tool erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Webportal eine betroffene Person auf eine Webportal gelangt ist (sogenannte Referrer), auf welche Seiten der Webportal zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite besucht wurde angesehen. Das Tool wir auf den von PIMA betriebenen Servern betrieben. Die datenschutzrechtlich sensiblen Logfiles werden ausschließlich auf den PIMA-Servern Server gespeichert und nach 6 Monaten gelöscht.

Matomo setzt ein Cookie auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person. Mit der Setzung des Cookies wird eine Analyse der Benutzung unserer Webportal ermöglicht. Im Rahmen dieses technischen Verfahrens erhält die PIMA- Kenntnis über personenbezogene Daten, wie der IP-Adresse der betroffenen Person, die dazu dient, die Herkunft der Besucher und Klicks nachzuvollziehen. Mittels des Cookies werden personenbezogene Informationen gespeichert, beispielsweise die Zugriffszeit, der Ort, von dem aus dem Zugriff erfolgte und die Häufigkeit der Besuche unserer Website. Bei jedem Besuch unserer Webportal werden diese personenbezogenen Daten, einschließlich der IP-Adresse des von der betroffenen Person genutzten Internetzugangs, an unseren Server übertragen. Diese personenbezogenen Daten werden von uns gespeichert. Wir geben diese personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter.

VII. Betroffenenrechte

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e beziehungsweise lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben. Um Ihr Anliegen schneller zu bearbeiten, nutzen Sie bitte die eMail-Adresse datenschutz@pima.de

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, sowie ggf. auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die weiteren in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen.

Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO geregelten Zwecke erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie sind berechtigt, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 lit. a bis d DSGVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben unter den in Art. 20 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln. Bei der Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns an eine andere verantwortliche Stelle übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird, dadurch nicht berührt.

Beschwerderecht

Sie haben ein Beschwerderecht bei der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163

65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408 - 0